开好会的三项原则

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会议是生活的一项重要活动。作为一种方式，会议非常重要。它为者提供了传播愿景、制定计划，以及制定威胁和机会应对计划的机制。会议还有助于集思广益，并提高的参与度。然而，与那些有价值、富有成效的会议相比，有太多的会议是在浪费时间。 
　　在组织内部，会议对员工社会化、员工关系建设，以及文化的形成起到了巨大作用。会议除了能探讨亟待解决的议题之外，还可加强正式或非正式的报告结构，提供有关组织价值、权力传递等的线索。就而言，没有免费的会议。将一位CEO和几位副总裁聚到一起几个小时，可能会耗资数万美元。
　　人们实际花在会议上的时间有多少？员工有没有被过多的会议折腾得焦头烂额？在员工眼中，他们花在会议上的时间到底有多浪费？企业怎样才能更好地利用会议时间？
　　要花多少时间
　　据保守估计，普通员工每周花在例行会议上的时间大约是6小时，人员花的时间比普通员工多。据估计，高级每周参加会议的时间大约是23小时。一般来讲，大型组织的员工参加的会议比小型组织的多。
　　很少有迹象表明，会议的数量在趋向稳定，或者有所减少。有研究显示，从20世纪60年代到80年代，普通经理参加的会议的数量翻了一番。一项针对1,900名企业领导者的调查表明，72%的人认为花在会议上的时间比过去5年增加了；49%的人预计将来花在会议上的时间会增加。会议的数量不是在减，而是在加。
　　在很大程度上，会议时间的增加是由于现在组织本身的变化造成的。如今的组织变得比以往任何时候都更为扁平，层级当然也更少了。他们的采用自我管理，企业倾向于向下面的员工充分授权，追求改进。基于员工拥有组织所需的重要信息和其他资源的假设，即通过员工之间的互动可以激发重要思想和创新理念，会议通常被当作一种沟通媒介。
　　有多不堪负荷
　　可能有人会认为，花太多的时间参加会议，会影响员工的士气。然而，研究人员发现，人们参加会议的情况（参加会议的数量和时间）与工作满意度之间没有直接关系。另外，他们发现，参加会议的需要与工作满意度之间的关系取决于个人的“上进心”。有实现工作目标强烈愿望的人，随着所参加会议数量的增加，工作满意度会降低；目标感不强的人，实际上渴望参加更多的会议。
　　就而言，被认为效率低下的会议，对员工在工作日结束时的感觉及其总体工作满意度有很大的负面影响。有三项不同的研究表明，对工作满意度影响最大的因素，是人们对所参加会议效果的感觉。如果会议的时间延长，负面感觉会加剧。如果一个员工参加的是一个乱糟糟的会议，他会感到压抑，会对工作产生不满，会更想离开。
　　真那么糟糕吗
　　当我们告诉一名普通的企业员工或领导者，我们正在做会议研究时，许多人都有一种所谓的“会议地狱”的感叹。我们收集到的一些数据与我们碰到的上述情况是一致的，即超过半数的被调查人员表示，他们会公开抱怨会议。
　　然而，“会议抱怨一族”中的多数人都承认，事实上会议并没有像他们说的那么糟糕。
　　当从会议效果的角度去了解会议的总体情况，绝大多数人的回答都是正面的—大约17%的人认为很好和非常好，42%的人认为好，25%的人认为不好也不坏，只有15%的人认为不好或很糟糕。当被问及最近一次会议的效果时，做正面回答的就更多了—36%的人认为很好和非常好，33%的人认为好，16%的人认为不好也不坏，16%的人认为不好或很糟糕。对最近一次会议做出正面评价的员工中，超过半数的人认为，他们从会议中看到了改进的机会。
   其实可以开得更好
　　考虑到花在会议上的时间与金钱，提高它的有效性理应成为组织的一个重要目标。为此，企业应重视三点：提高员工和经理的开会技巧；设定标准；采用最好的、创新性的方法召开特殊会议。
　　评估和提高开会技巧。尽管大多数员工都认为他们具有较高的开会技巧，但事实并非如此。如果员工简单地学习一些会议的基本技巧，比如，如何准备会议议程、如何鼓励参与，以及如何协调文化差异和解决冲突等，许多企业都将看到开会情况的重大改进。
　　公司在会议上投入了很多金钱，但让人惊讶的是，这些钱很少用在改善员工开会技巧上，也很少用在调查员工如何看待会议上。首先，企业应定期调查员工对会议的评价，并应将这种调查作为年度员工调查程序的一部分。另外，从一个部门、分公司和整个组织的角度考察会议效果，是进行会议问题诊断和改进会议议程的有效途径。
　　为了激励员工提高开会技巧，组织应在员工考核体系中加入这项指标，从而使员工对自己的行为负责。除了要让给员工提供反馈意见外，组织还可为员工的开会技巧提供全方位的评估，即从下属和同级人员处获得意见。
　　设定标准。会议管理的首要原则是，要知道何时某种方法适用，何时其他方法适用或更好。与其让个人去选择，不如由组织设定一些通用的指导方针。比如，当一个未解决的问题阻碍了一个涉及多个部门的项目的推进时，你可以召集一次会议。又或者，只有当会议议程紧迫且需要全体人员共同参与时，才召开会议。
　　设立标准的目标不应仅仅是为了满足会议本身的利益，也不要因为某次会议是周例会就为它设立标准。一旦组织者要召开会议，他们必须确定哪些人需实际出席会议，哪些人不需要，以及如何让没有出席会议的相关方知悉会议内容。公司应该给员工自由，允许他们不参加与之无关或超出其专业知识范围之外的会议。
　　组织的每个部门也会设立自己的会议标准。我们赞成这种双重标准，即核心小组成员和外围人员可以通过不同方式参加会议。核心小组成员是指对推动会上要讨论的议题有直接作用的人员。外围人员可提供重要的专业知识和建议，但他们的参与不是对每次决策都是必要的。与其让他们参加每次会议，不如在需要他们意见的时候让他们参与，这样效果会更好。只有将两种角色的重要性及划分的理由都与他们沟通好了，才可避免双方因是否参加了每次会议而产生不良情绪。
　　采用最好的方法。为了开好会议，组织者应知道哪些方法适用，哪些不适用，并且应该采用最好的方法。下面是一些应紧记的基本原则：
　　第一，提前计划会议，以使会议效率最大化。在会议召开之前，组织者应提前发出会议议程及相关背景资料。如方便，应邀请与会者对议程进行补充。会议议程应给出每个议题的大致时间。这样做，一是为了提高效率，二是为了保证每个议题有充分的讨论时间。
　　议题讨论的顺序也很重要。例如，在一个以解决问题为重点的会议上，在讨论解决方案之前，首先应保证每个人都已同意了对该问题的界定。同样，在权衡特定的解决方案之前，方案的标准必须是事先经过讨论的。
　　第二，建立清晰的基本规则。为鼓励参与、明确会议重点，以及获得预期效果，会议应该程序化。如果小组要召开一个连续性的会议，那么在第一次会议时，就应该制定出基本规则。这样也有助于确定领导者和参与者的角色及对他们的期望值，以及当这些人未能充分发挥其角色责任时，反馈建设性意见的机制。
　　第三，不要害怕尝试新技术，以及在新场所召开会议。会议组织者应该大胆尝试能鼓励参与和激发思想火化的新方法。比如，在会议期间或让人们进行几分钟的脑力激荡，将与会者分成几个小组等。又比如，还可指定某位小组成员扮演某些特殊角色（例如，扮演顾客或者未来参加会议的股东）。同样，在新环境中召开会议有助于激发创新和打破陈规。
　　第四，建立会议评估机制。为增强会议的有效性，与会者应定期对会议进行评估，找出哪些地方需要改进。即使不为这次会议，也可为下次会议做准备。另外，还应检查一下会议的进度和，以及会议的基本规则和效果。
　　原文经许可摘自《麻省理工学院斯隆管理评论》2007年冬季版。麻省理工学院2007年登记版权。Tribune Media Services发行。李冬译。
　　Steven G. Rogelberg是北卡罗莱纳大学的组织学和心理学教授。Cliff Scott是北卡罗莱纳大学的组织学和传媒研究助教。John Kello是北卡罗莱纳州戴维森学院(Davidson College)的心理学教授。

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