如何让岗位说明书“用”起来

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如何让岗位说明书“用”起来

编写岗位说明书是工作者的一项基本功，它可以让上级、新任职者、其他部门员工快速了解岗位情况，并做好组织配合工作。

岗位说明书一般包括三个主要部分：岗位基本信息，岗位职责要求及岗位任职条条件等内容。其中岗位基本信息主要是描述岗位的目的意义以及工作的上下级关系等内容，主要是描述岗位的价值和作用；岗位职责部分主要描述组织对任职者的工作范围及工作项目的要求，主要用于确定岗位应该承担的责任；岗位任职资格说明主要描述上岗的基本条件，包括素质条件，经验、学历要求等，通过任职信息的描述，让任职者了解可以上岗竞聘岗位的基本条件。
在实践描述岗位说明书中，我们经常看到人力资源部门经常将岗位说明书安排给部门去填写，填写好后，人力资源部仅仅进行汇总打印就成为要求了，缺少了岗位分析的工作，导致岗位规范形同虚设的局面，如何解决以上问题，开发出一套“岗位分析的工具”来解决以上问题。

首先如何分析“岗位基本信息”，岗位基本信息中最重要的是分析“岗位的目的与作用”这个栏目，一般而言，岗位的目的简单来说就是描述岗位存在的价值与意义，岗位的价值越好，收入也会越高，因此准确给该岗位在组织中定位很关键，如何定位，华恒指信认为：有三种定位可选择，第一种定位：完成任务，也就是被上级领导安排工作，基本上是按照指令工作，第二种定位：完成任务目标，这个定位指该岗位任职者的个人工作主动性要求高一些，能够以完成目标而工作，第三种定位是为目的而工作，这个层面要求更高，主要是用于管理层的岗位描述。举例来说保洁员这个岗位，如果描述成为：在上级约定规范基础上，按照程序打扫卫生，就属于第一种类型定位，如果描述成：为确保办公环境卫生干净整洁，那么就属于第二种类型定位，保洁员就需要学习更多的保洁知识，办公室绿化知识等等内容，所以说，不同的职责定位，会有不同的岗位描述形式。这点需要仔细分析，认真琢磨。

其次是岗位职责描述的科学性分析工作，岗位职责的事项的设计一般要遵循以下原则：
1、从主到次：每个岗位的各项工作重要性不同，体现在岗位职责中的事项中的顺序也要不同。先写最重要或最主要的事项，再写次主要的，依次类推。
2、花费时间的多到少：不同的工作花费的时间是不同的，在职责中的顺序也就是把花费时间最多的项写在前，花费时间少的项写在后。
3、例行工作在前，例外工作在后：我们日常的工作分为两种，例行工作和例外工作。这里说的例行主要是指工作规律性的工作，如会计员的每日对帐、每月月度报账表的制定是非常有规律的，把它列为例行工作；而像会计员的配合审计工作就是不确定时间的，也没有规律频次的，列为例外工作。那么在写工作职责时，最好把例行工作写在前，例外工作列在后，让人能够看到你的工作的日常事项是什么，不能舍本逐末，整天干例外，本职工作成了次要的。
4、不重不漏，一一对应：我们的实际工作项要能够全面体现在工作职责里面，反过来，每一项工作职责也能找到我们工作中的具体项。工作职责的梳理不能漏掉工作项，也不能一项职责分解为不同语言表述的工作项。即不重不漏。如档案管理员的工作职责里，有一项是负责档案文件资料的分类整理，那这项职责也可以表述为档案文件资料的保存归档。实质是一样的。都是对资料的整理保存。表述的重点不同而已。前者强调的是动作，后者强调的是结果。

最后是任职基本信息的分析与梳理，这里需要仔细思考岗位任职信息中哪些地方需要仔细分析，比如有的岗位属于研究性岗位，他的任职信息需要描述的可能是“更加丰富的知识结构”，如果是管理干部的任职资格描述，可能更多的是“专业业务经验的要求以及实际管人的要求经验等内容”

另外，还有在和员工一起梳理自己的岗位说明书及必做事项的时候，往往信息失真，主要出于两种心态可能对职责的描述存在疑虑，也需要注意。
1、工作职责多，干的多，岗位的贡献大，所得多。按此理解，可能会把自己的工作放大，本来不太重要的工作事项加以强调、本来没有做的工作列出、本来一项职责列为两项工作事项。目的只有一个，我很忙，干工作多，岗位价值大，所以应该比别人拿的多。
2、干的工作多，考核的事项多，扣分的条目就多，尽量少些，就扣分，少罚钱。这样做的结果就是，本来我做的工作，只要不是每天干的就不写，甚至把工作内容简化，考核标准轻化，以实现逃避考核的目的。
以上两种心态，可以用两种比喻来形容：胡萝卜效应和大棒效应。其实，考核的目的就是这两个，一个是激励，一个是惩罚。前者只看见了前面的胡萝卜，把自己的工作项夸张或放大或进行重复表述，以达到自己工作量大的假象，来赚取“胡萝卜”；后者恰好相反，见到后面有惩罚，就把该属于自己的职责范围内的工作剥离出去，让其脱离考核者的视线，重点表现自己做的好的部分，未干好或者没有干的工作弱化甚至删掉，就不会被扣分扣钱了。

所以，工作中进行岗位说明书的设计时，要综合考虑以下几个方面的因素才能达到员工、直接上级、考核者甚至包括岗位设计者的“共赢”。
1.设计者根据岗位的本来职责要求设计初稿。初稿中，职责项可以适当进行处理，如多加一些无关紧要项，或重复来表述同一项工作等。以达到可调的范围。
2.员工参与：得到员工的认可，是“自己设计”的。
领导把关：直属领导最了解自己的下属，对其工作职责及员工个人的习性最为熟悉，有上级领导把关也会使员工制定的岗位说明书更具有“战略导向”，和公司、自己的要求更近。
岗位说明书的编写，工作分析的细致，都是人力资源工作者的基本功，如果这个方面的信息不了解，对后面的岗位考核，人员评价以及工作都会更加被动，因此，华恒智信建议各位人力资源工作者，能够多“做好基础工作”“深入了解组织、业务等相关信息，成为总经理身边真正的“左膀右臂”。

（出处：华恒智信）

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