如何实施知识管理项目

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如果与公司的智囊部门联系脱节就会产生巨大的浪费。下面将介绍一位项目管理者为完成IT项目是如何实施知识管理的。

为了高效地完成一个项目，项目管理者必须掌握所有的专业IT工具和相关资料，不仅要有项目计划和样本，还要有完备的通联方式和最先进的方法与范式。知识管理是一个商业进程，它可以集中管理那些关于公司员工在实际工作中所积累的经验和知识，并形成一个知识库，面向公司全体员工开放。在公司内部实行知识管理可以帮助公司规范员工行为，明显地提高工作效率。但是，并不是所有的公司都计划实行知识管理。然而，我们调查发现，一个实行知识管理的项目可以成功地向公司高层推销自己的管理思想，让我们了解一下他如何实现知识管理，并把它推广应用的。

发现问题所在，决策人员介入
Collaborative Consulting公司是一家IT咨询公司（http://www.collaborative.ws/)，它的高级项目经理Josh Brose在三年前上任，那时Woburn公司还没有知识管理。Brose上任的第一个星期就意识到了知识管理对公司的重要性，因为他被指派负责制定一项针对公司全体员工的综合测试计划，这样的任务他以前从接手过。

Brose说，“你知道，作为一个咨询公司，需要有一位能够解决问题的咨询专家。我就在公司中承担了这样一个角色，我的工作任务是制定一个项目计划，并找到实施测试的方法。”

他开始时询问了很多公司里的其它员工，这些人以前都曾经做过综合测试计划。经过一周多的时间，Brose找到了一份资料，这使他的工作完成了四分之三，因为在此基础上他可以编写问卷发放给全体员工。

当Brose谈到迅速将复杂问题简单化的能力时，他说，我们应该多为员工分发一点红利。在寻找一份合适的资料过程中，他发现公司存在着一个很大的管理缺陷：员工在分享公司信息方面渠道不畅通。

“我们各自做着自己的工作，没有一个渠道可以让大家分享信息、交流经验，” Brose说，“所有的人都在闭门造车。”

凭借多年的工作经验，Brose开始为他的公司打造一个知识管理解决方案。开始时建立一个信息工作小组，最终的目标是把关于的选择和出售的所有信息都面向全体员工。

公司建立了一个由八个人组成的委员会，其中包括：Brose、来自公司不同商业部门的高级主管、一个分析专家和一位执行官，执行官是最重要的，他领导委员会的工作，确保所有人认真开展工作。

2003 年以前，在委员会确定了工作任务后，选择了低端的知识管理产品，然后从Jive Software (www.jivesoftware.com)公司购进。Jive Software是一个开放源java开发公司，它的核心产品有Jive Forum和Jive Knowledge Base。Collaborative Consulting公司花了一万美元购买了这两种产品。公司的目的是建立一个知识管理解决方案，它能够使员工通过浏览器进行安全访问，作为一个集信息和在线对话功能于一体的知识库使用。这个知识库提供了按类别或关键字的搜索功能。

Brose亲自安装服务器应用程序，通过两个星期的安装调试，在知识库下面又以类别划分建立了信息结构。

知识管理是成功关键
知识库建立起来以后，下一关键步骤就是使每位员工都为知识管理系统的完善贡献力量，把他们认为有用的文件资料填充到知识库中。

Brose说，“我们正在着手这项工作，我们现在还没有完善知识库的文件资料，因为我们不能等资料收集好以后再建造知识管理系统。而是要先建立起知识管理系统，再通过公司的各个部门通力合作，收集数以万计的、对公司有用的文件资料，这些资料会涉及到各个方面。”

Brose想让每位员工都为公司的知识管理系统出力，他鼓励员工们为系统下载一些对公司有用的资料，并以印有公司标记的皮面活页夹、T恤衫和高尔夫球衫作为对他们的奖励。

Brose还打算让每个员工都尽快使用这个系统。他为员工们提供了一个公司内部简历，这个简历一直以来是员工们用得最多的东西，他们拟定工作计划、制定项目条款都离不开它。而且它还记录着公司每位员工的能力和技术掌握情况。Brose预计，这样一个对所有员工都非常有用的资源可以帮助知识管理系统的启动。

Brose说，“作为一个项目管理者，我应该鼓励员工去使用这个系统。我们把所有挑选出来的文件资料都输入到知识管理系统当中，这是我们促使员工都来使用这个系统的第一步。”

Brose继续为那些帮助完善知识管理系统的员工提供奖励，他实时关注系统的上载和使用情况，以发现那些为知识管理系统的成长贡献力量的员工。Brose还使用知识管理系统发表了关于这些员工成功的文章。

Brose说，“如果员工们能够进入知识库，找到一个对其有帮助的模板，使用这个模板把其要交流的经验发送给另一个员工，整个过程可以比原先节省半个小时或是一刻钟。这就是我所有得到的知识管理系统。”

系统不断完善
Brose正致力于对知识管理系统进行不断完善的工作中，他准备将知识管理系统与公司的内部网连接，使系统在公司上层和员工的所有工作中扮演重要角色。这样，远程的员工将可以登陆一个专门收发电子邮件的界面，还能够进入公司的定时报告系统、了解财政报告以及掌握关于员工健康福利与公司商业投资的相关信息。

Brose说，“知识管理系统可以为员工带来很多方便。”他努力利用知识管理系统为项目经理们建造一个项目专区，可是尚未获得成功。其中主要原因在于每个项目管理者都在客户所在地点工作，他们分享信息存在障碍，有关项目知识的交流专区没有充分地被使用。

Brose说，“我们一直以来与客户关系密切，可是现在我们没有建立起这样一个专区使用户进入我们的系统环境。”

尽管知识管理系统仍然在不断地完善，而且有时候它还会出现一些故障，但是Brose认为，这对于公司来说是一个巨大的成功。

在打造知识管理系统使其面向项目管理者和其他所有人的整个过程中，最大的问题并不是技术上的障碍，而是人的问题。

Brose说，“你如何说服人们去购买它、使用它，你如何使人们认为这样的系统对他们的工作有价值。客户在购买以前，对系统有用性的考察时间不会很长，如果在一天之内他们看不出这个系统能为他们产生什么价值的话，那么客户就不会考虑购买它，当然也不会再回来。”

Brose还说，“一旦人们使用了这样的知识管理系统，那么他们会发现这个系统是非常有用的。它可以帮助人们很快地找到需要的文件资料，而且随着功能的不断强大，系统操作过程还在简化。”
(编辑：李世鸿)

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